「あのファイル、どこに保存しましたっけ？」——そんなひと言が飛び交うオフィスで、毎回フォルダを探し回ったり、メールでのやり取りが二重三重になったりしていませんか。在宅勤務や外出先からのアクセス、さらには取引先へのファイル送付のたびに「パスワード付きzipで送る」手順を繰り返している方も少なくないでしょう。
しかし、そのパスワード付きzipの手順（PPAP）は、セキュリティ面でもすでに時代遅れとなりつつあります。場所を選ばず、安全に、誰とでもファイルを共有できる環境——それを実現するクラウドストレージサービスが、リコーのRICOH Driveです。
クラウドストレージの選び方「3つのポイント」
セキュリティ水準と管理のしやすさ
データが国内サーバーに保管されるか、通信経路が暗号化されているか、アクセス制限や操作ログの管理が管理者側で細かく設定できるかを確認しましょう。情報漏えい事故は「導入後に気づいた」では取り返しがつきません。
社外とのファイル共有がどこまで対応しているか
社内だけでなく、取引先や外部パートナーとのやり取りを想定した機能があるかどうかも重要です。専用アカウントがなくても安全に受け渡しできる仕組みがあると、運用の幅が大きく広がります。
既存の業務ツール・機器との連携性
新しいツールを導入しても、既存の複合機・メールソフト・業務アプリと連携できなければ、現場での活用が定着しません。普段使いの環境にそのまま組み込めるかどうかを事前に確認しておきましょう。
導入するとどう変わる？—
ファイル共有の「手間とリスク」がクラウドで「手軽さと安心」へ
パスワード付きzipのやり取りや、社内サーバーへのアクセス権設定の煩雑さから解放されます。場所やデバイスを問わずファイルを共有・管理でき、操作ログで「誰がいつ何をしたか」が把握できるため、情報管理の属人化も解消。取引先とのファイル送受信もワンタイムパスワードで安全に対応できます。
実務で差がつく！本製品の注目ポイント
社外ともすぐ共有できる「ファイル送受信」
RICOH Driveのアカウントを持たない取引先にも、公開URL経由でファイルの送受信が可能です。従来のPPAP（パスワード付きzipメール）に代わるセキュアな手段として、社外とのやり取りが格段にスムーズになります。
万が一に備える「100世代バージョン管理」と削除後復元
ファイルを上書きしても100世代分の履歴が自動保存されます。誤って削除した場合も10日以内であれば復元可能です。「あの書類の前のバージョンが必要！」という現場でのヒヤリハットを減らすことができます。
複合機スキャンでそのままクラウド保存
リコー製複合機のスキャンアプリと連携することで、紙文書をスキャンしてRICOH Driveに直接保存できます。OCR機能・ファイル名辞書設定など本格的な機能も備えており、紙とデジタルの情報を一元管理できます。
製品仕様／スペック表
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 製品名 | RICOH Drive |
| 提供形態 | クラウドサービス（SaaS） |
| プラン | Starter／Standard／Pro の3種 ※詳細はお問い合わせください |
| ストレージ容量 | 全プラン無制限 （月間アップロード量上限あり：Starter 3GB／Standard 7GB／Pro 20GB） |
| 最小契約単位 | 3ユーザーIDから |
| 対応ブラウザ（PC） | Microsoft Edge® / Firefox® / Google Chrome® / Safari（各最新版） |
| 対応OS（同期・クライアントツール） | Windows® 11（日本語版、ARM除く）、.NET Framework 4.5以上必須 |
| スマートデバイス対応 | Android™ 5以降（Chrome）／iOS 10以降（Safari） |
| セキュリティ | SSL暗号化、2段階認証、IPアドレス制限、ログ管理（保管期限無制限）、ISO27001取得、24時間365日監視 |
| データ保管場所 | 国内データセンター |
| 複合機連携 | リコー製デジタルカラー・モノクロ複合機（対応機種と条件あり） |
| 無料トライアル | あり ※詳細はお問い合わせください |
～ 製品導入・取扱上の注意点 ～
・新規申込時は「RICOHクラウドアプリケーションスタートパック」（別途費用発生）が必要です。月額費用に加え、初期費用として計上してください。
・同期ツール・クライアントツールはWindows 11（on ARM除く）のみ対応です。.Net Framework 4.5以上がインストールされていること、が必要です。
・ 無料トライアル期間中はEDWアプリ（RICOH Drive専用スキャンアプリ等）との連携はご利用いただけません。
・ 月間アップロード容量はプランごとに上限があります。利用状況に合ったプラン選択が重要です。
本製品の「導入メリット」とは？
メール添付やUSBメモリによるファイル共有の手間を削減
ブラウザからドラッグ＆ドロップするだけでファイル共有が完結します。専用アプリのインストールも不要で、現場での定着がしやすい構成です。
PPAP廃止1に向けた社内対応を一気に進められる
2020年に内閣府・内閣官房がPPAP運用を廃止。民間企業でも脱PPAPの流れが加速しています。RICOH Driveの公開URLによるファイル送受信機能が、その代替手段として活用できます。
情報漏えいリスクの低減と証跡管理の強化
全通信がSSLで暗号化されるうえ、ファイル操作ログを保管期限なしで蓄積できます。万が一のインシデント時にも、アクセス履歴を遡って確認できる体制が整います。
紙文書のデジタル化とBCP対策を同時に推進（複合機連携時）
リコー製複合機と連携すれば、スキャンした紙文書をそのままクラウドに保存。オフィス外からの閲覧も可能になり、災害時のBCPにも貢献します。
- PPAP問題:
メールでパスワード付きZIPファイルを送り、追って別メールでパスワードを伝えるファイル共有手法が抱えるセキュリティリスクや非効率性の課題です。そのため政府や企業で廃止の動きが進んでいます。 ↩︎
現場活用シーン：シミュレーションストーリー
中規模オフィスの総務担当・Aさんの場合（従業員40名）
これまでAさんは、月次の請求書や契約書を取引先へ送付するたびに「パスワード付きzipファイルを送って、次のメールでパスワードを送る」という手順を繰り返していました。手間もかかるうえ、「本当にこれで安全なのか」という不安もぬぐえないままでした。
RICOH Driveを導入してからは、取引先に対しても公開URLリンクをひとつ送るだけでファイルの受け渡しが完了。送付記録はログとして自動的に蓄積されるため、「あの書類、本当に届きましたか？」という確認連絡も激減しました。
また、社内向けには複合機でスキャンした議事録や稟議書をそのままRICOH Driveに保存。在宅勤務中の上司がスマートフォンから確認・承認できるようになり、「紙を見るためだけに出社する」という状況がなくなりました。Aさん自身の「なんとかしたかった課題」が、ひとつずつ片付いていく感覚を得ています。
まとめ ＆ ご相談について
ファイル共有の手間・セキュリティの不安・紙文書の管理——総務担当者が日々感じるこれらの課題に、RICOH Driveは一つのサービスでまとめて応えます。PPAP廃止への対応、テレワーク環境でのファイルアクセス、そして複合機との連携による紙のデジタル化まで、幅広いシーンで活用できるクラウドストレージです。プランはシンプルな3種から選べ、1か月の無料トライアルで実際の使い勝手を確かめてから導入を判断することもできます。
自社のお困りごとに合う製品はどれか？ 正確な見積もりや在庫状況、専門的な仕様詳細については、エコール提携販売店（事務用品・文房具店）へ気軽にお問い合わせください。
